Nic nám nenabourá pohodu víc, než úřední obsílka s pruhem, ve které nám nějaká instituce zdvořile (avšak asertivně)  oznamuje, že jí dlužíme třeba několik tisíc, plus penále za pohledávku několik let nazpátek starou.
Ponechme nyní stranou, zda uplatňuje svůj nárok oprávněně či nikoli, zda lze podat odpor a odvolávat se na promlčecí lhůtu nebo ne a pojďme se spíše v tuto chvíli zařídit tak, abychom v takové situaci dokázali k domnělé pohledávce vůbec dohledat potřebné doklady a platbu. Ne vždy se to totiž v takové situaci daří. ;)

​

​

Archivace dokumentů, faktur, účtenek, smluv a výpisů

Existuje několik zákonných i doporučených lhůt na uchovávání dokumentů, zdroje se velmi různí a je těžké se v tom zorientovat.
Za mě platí - schovej, co můžeš! Jen tak se lze vyhnout pozdějším starostem a zbytečným výdajům.
Jenže - schovat se to musí tak, aby to taky člověk našel!

​

Výpisy z účtu
První věcí, kterou doporučuji mít v domácím archivu, je šanon s výpisy z účtu, kde jsou zaznamenány všechny platební transakce. Frekvence zasílání výpisů se různí v závislosti na bance a nastavení vašeho účtu. Pokud stejně jako já nemáte rádi zbytečné papíry a jejich pravidelnou archivaci, změňte svoje nastavení a požádejte banku o zaslání jednou ročně (beztak to je minimální interval, který jí ukládá zákon).
Tento canc nevyhazujte, jednou vám může přijít vhod. I takový pouhý bankovní výpis z období třeba před třemi lety, o který banku požádáte, totiž většinou stojí nemálo peněz - poplatek jde do řádů stovek korun! Čest výjimkám mezi bankami, které umožňují svému klientovi přístup do celé transakční historie od založení účtu. Já vím v současnosti jen o jedné takové.
Výpisy si můžete schraňovat i elektronicky, ty, které mají elektronický podpis banky, mají právní váhu, ostatní nikoli, ale aspoň vám poslouží jako vodítko a když budete potřebovat po osmi letech dohledat nějakou konkrétní platbu, budete alespoň vědět, o který papír za které období jde.

​

Faktury a účtenky
Pokud jde o zboží, na které máte záruku, zpravidla dvouletou, někdy však i delší, tyto dokumenty uchovejte po celou dobu trvání záruky. Naučte se do nějakého růžku výrazně zapsat údaj, do kdy je potřeba jej schraňovat (vypršení záruky). Hodí se vám to, až budete periodicky složku probírat a třídit, nebudete muset na každém papírku, papíru a paragonu študovat titěrná čísílka a probírka vám pak půjde rychle od ruky.
Faktury, jejichž předmětem je cokoli, co souvisí s vaším bydlením, nemovitostí, vozidlem, službami, energiemi atd. doporučuji skladovat v šanonu, který je s předmětem faktury spjat. Svůj k svému. Až vám přijde upomínka za teplo z roku 2012, nebudete muset probírat složku se všemi účty roku 2012, nýbrž otevřete šanon "Bydlení" a podsložku "provozní náklady" a "teplo" a snáze dohledáte vyúčtování i s fakturou a údajem, kdy a jak jste tento výdaj zaplatili. Rovněž se vám lépe bude sledovat meziroční růst nebo pokles těchto nákladů.
Pamatujte, že při třídění platí pravidlo "svůj k svému"!

 

​

Můžete dál košatit a vytvářet podsložky, ale pamatujte na to, že čím jednodušší bude řešení, tím lépe se vám bude do budoucna udržovat!
Smlouvy
Stejné pravidlo platí pro smlouvy: máte-li smlouvu na byt, dejte ji do složky Bydlení nebo Byt (Dům). Například plyn či elektřina, které odebíráte doma, bude rovněž v šanonu Byt/Dům. Plyn nebo elektřina, které odebíráte na rekreační nemovitosti, bude v příslušném šanonu "chata/chalupa".
Leasingová smlouva  na vůz patří do šanonu Auto, spolu s pojištěním a servisními údaji.
Pojistná smlouva na domácnost náleží do "Bydlení/Byt/Dům". Smlouvu na životní pojistku uložte do osobního šanonu osoby, které se týká (stejně jako její rodný list, pracovní smlouvu nebo zdravotní dokumentaci). Hodně lidí má tyto náležitosti uspořádané jinak, a pak má příliš mnoho šanonů s nápisy "Česká pojišťovna" nebo "Stavebko u lišky" atd.
Mně přijde účelnější a pohodlnější mít namísto 10-12 tenkých složek raději 5 tlustých šanonů s rozdělenými podsložkami a řadit dokumenty podle předmětu, kterého se týkají, nikoli podle účelu.

Takto budete mít ve výsledku šanon (třeba zase to Bydlení) a v něm po ruce cokoli, co s ním souvisí:
- kopii nájemní smlouvy (podnájem, pronájem)
- kopii smlouvy o nabytí družstevního podílu a stanovy družstva (v případě DV)
- náležitosti kolem splácení anuity (DV, později OV)
- kopii kupní smlouvy (v případě OV)
- výpis z katastru (OV)
- podklady k odvodu daně z nemovitosti (OV)
- pojištění, poj. smlouva a přehled plateb
- smlouvy na energie i jejich vyúčtování, opět s přehledem o platbách
- technické  náležitosti (sem se například hodí fotografie rozvodů elektřiny na zdech před omítnutím - jako když najdete, až budete potřebovat někam vrtat - nebo i zadokumentované odstíny výmalby v jednotlivých pokojích, po pár letech už člověk jen tak z hlavy nevytasí, jestli se ten proklatej žlutej odstín jmenoval Dessert Sun nebo Sunny Island ;))
- podklady ke stavbě a stavebnímu řízení atd. doporučuji vzhledem k objemnosti skladovat odděleně


Osobní šanon
Typický "osobní" šanon dospělého člena rodiny by pak měl zahrnovat:

• rodný list (kopie)

• pas a kopie dokladů

• zdravotní dokumentaci i s očkovákem

• pracovní smlouvy

• zápočťáky a evidenční listy

• vzdělání (vysvědčení, certifikáty atd.)

• smlouvy a dokumentace týkající se jeho "provozu" (mobilní operátor například, smlouva s členským klubem týkající se nějakého koníčka atd.)

• dokumentace týkající se jeho původní rodiny (dědické řízení apod.)

​

​

Šanon dítěte:

• rodný list (kopie)

• zdravotní dokumentace

• dokumentace ze školky/školy

• a další úřední záležitosti dítěte (spoření, pojistka..)

Originály nejdůležitějších lejster jako jsou rodné listy, oddací listy, kupní a darovací smlouvy se pak vejdou do tenkého šanonu, který doporučuji uložit na obzvlášť bezpečné místo.

​

​

​

Vyřizování došlé pošty

Už u pilotního dílu v zóně předsíně jsme si vysvětlili, proč je důležité veškerou došlou poštu dávat na jedno místo a zbavit se návyku válet obálky jen tak nahodile. Na botníku v předsíni nebo na jídelním stole v kuchyni se nějaká ta pošta lehce zašantročí a odtud už není daleko k nějaké té obsílce s pruhem, kterou jsem vás strašila předevčírem.

Pokud jste tak tedy doposud neudělali, prosím, ve vlastním zájmu si zřiďte nějakou krabici, stojan nebo šuplík a tam veškerou příchozí poštu ukládejte.
Jednou za čas - nemusí to být nutně jednou týdně, ale zase ne jen jednou měsíčně - tuto došlou poštu projděte a zprocesujte. Co myslím tímto nelibozvučným termínem?  Prostě to vyřiďte ;)
Otevřete všechny obálky, vyhodnoťte jejich obsah a udělejte, co je potřeba. Třeba v rámci antiprokrastinační středy. Úřední záležitosti vyřiďte nebo na ně odpovězte, složenky zaplaťte, když už budete mít zapnutý počítač a "otevřenou" banku, podívejte se, zda odešly trvalé příkazy a inkasované částky odpovídají - není to tak dávno, co na nás mobilní operátor zkusil malý kanadský žertík a z účtu si stáhl víc peněz, než měl, lišák podšitej.
Trocha kontroly proto neuškodí, zase tolik času to nezabere.

​

Pravidelné platby
Pokud se chcete vyhnout zmatkům v placení, můžete si platby - ať už pravidelné každoměsíční nebo nepravidelné (ty obzvláště!) pohlídat pomocí tabulky, kde si budete vést všechny vaše závazky a odškrtávat si je, jak budou placeny.
 

Jednoduše vepište váš výdaj, den splatnosti v měsíci, zadejte, zda je nastaven trvalý příkaz v bance, nebo musíte platbu zadat, u nepravidelných výdajů jako jsou pololetní platby si můžete vykřížkovat (nebo vybarvit) měsíce, kterých se platba netýká a nemusíte tento výdaj každý měsíc hlídat.
K jednotlivým položkám si můžete vést částky v korunách pro ještě větší přehled. Zaplacenou složenku nebo fakturu odfajfkujete a máte klid!
Znovu opakuji - tabulku doporučuji používat jen pro pravidelné platby jako je nájem, hypotéka, zálohy na energie, roční vyúčtování energií, telefony, pojistky, kroužky, stavebka, atd. atd. Jsou to výdaje na bázi smlouvy, někdo je pravidelně požaduje a mohlo by se stát, že na vás po dvou letech bafne, že jste nezaplatili. Protože ale takto sami dříve uvidíte, že máte nějaké podezřelé plonkové políčko (okénko) v tabulce a buď vám nedorazila faktura, nebo si to věřitel sám nezinkasoval, budete ho moci popohnat dřív, než vznikne problém (a nějaký filuta vám nezačne počítat penále, tohle účelové "vytváření pohledávek" u nás není nic nového), předejděte tomu, když můžete!

A co s účtenkami?
Už jsme si v minulém díle řekli, že účtenky je nutno schovávat, zvláště u věcí se zárukou, pro případ reklamace. Ukládejte je opět na jedno místo, ať nemáte zbytečně naditou peněženku, já účtenky hážu do pořadače hned vedle došlé pošty. Pokud sledujete bedlivě své výdaje, pak si budete chtít jednou za čas sednout a zaznamenat i částky za menší nákupy, jako např. potraviny. V tomto případě pak po zapsání můžete účtenku vyhodit.
V případě věci se zárukou budete muset účtenku schovávat po celou záruční dobu, takže na to mějte nějaký pořadač a přehledně tam tyto dokumenty zařaďte. Jelikož věřím v sílu jednoduchosti řešení, nikam už nic nelepím, nešpendlím a nepopisuji, prostě mám takovou složku s dvanácti chlívky pro každý měsíc, tam hodím tyto účtenky a faktury a bohatě mi to tak stačí. Rozhodně je to posun od dob, kdy se záručáky a účtenky válely mezi omalovánkami, manuály a časopisy ;)

Když jsem zmínila manuály, zrecyklujte je. Naprostou většinu příruček stáhnete na internetu v pdfku, pokud máte funkční mixér z roku '86, pak je to samozřejmě jiná, takový poklad si ponechte i v papírovém vydání, ale u pračky 3 roky staré je to nesmysl!

Tak a teď malá rekapitulace na závěr:

​

DOŠLÁ POŠTA
Krok 1. - došla obálka - vidím logo O2, nezájem (prozatím) - hodím do složky Došlá pošta
Krok 2. - otevřu složku - otevřu obálky, vyřídím úřední, složenky a faktury poplatím, zkontroluji inkasa, odškrtnu platby v tabulce
Krok 3. - co je potřeba založím, zbytek recykluji (bez osobmích údajů - to vždy skartovat nebo spálit!)


OSTATNÍ FAKTURY A ÚČTY ZA NÁKUPY
Krok 1. - teleportovat z kapes, kabelek a peněženek na jedno místo (klidně do došlé pošty)
Krok 2. - vytřídit, účtenky na věci se zárukou založit, vše zanést do domácího účetnictví, pokud se vedou výdaje.
Krok 3. - zbytek zrecyklovat

Krok 4. - dát si panáka ;)

​

 

​

​